Mariam aliwasili kwenye archive ya chuo kabla ya saa tatu asubuhi, akiwa na statement ya Halima, picha ya daftari la kodi na namba ya file iliyokuwa imefifia. Kendi alikuwa amemtaka aende kwa supplier, lakini Mariam alimwambia Babu kwamba atatuma deposit kabla ya saa kumi na moja. Hakuwa na uhakika wa pesa hizo. Alikuwa na uhakika tu kwamba kama angeacha batch trail ikapotea, deni lingeendelea kuishi kuliko biashara yake.
Ofisi ya archive ilikuwa nyuma ya library, kwenye jengo ambalo lilikuwa limeongezwa milango mipya lakini likabaki na harufu ya karatasi iliyolowa. Mwanamume aliyekuwa kwenye reception alimsikiliza bila kuinua kichwa.
“Records za 1997 hazitolewi siku hiyo hiyo,” alisema.
“Naomba kwanza kuona index ya batch.”
“Uko alumnus?”
Mariam alitoa kitambulisho cha chuo cha zamani, ambacho alikuwa amekibeba ndani ya sanduku nyumbani. Kadi ilikuwa imefifia, lakini jina na namba ya admission bado vilionekana.
Mwanamume aliiangalia. “Unahitaji record yako mwenyewe?”
“Na record inayohusiana na student finance. Nimepata dispute ya credit.”
“Una authorization ya loan office?”
“Nina report ya bureau na statement ya mtu aliyekuwa akiishi nami.”
“Archive haiwezi kutoa taarifa za mtu mwingine kwa sababu ya dispute ya bureau.”
“Siombi taarifa ya mtu mwingine. Naomba kuthibitishwa kwa batch ambayo jina langu limewekwa.”
Mwanamume huyo akamwangalia sasa. “Jina lako limewekwa?”
Mariam aliweka report mezani. “Hii loan ilidaiwa kuwa ya 1997, inatumia address ya chumba nilichokuwa nimekaa. Benki haioni account ya disbursement. Bureau inasema lender lazima athibitishe.”
“Lender si chuo.”
“Lakini chuo kilipokea applications.”
“Student finance ilikuwa idara nyingine.”
“Idara nyingine ambayo archive yenu inapaswa kuwa na register yake.”
Mwanamume huyo alitazama nyuma yake, akamwita mwanamke aliyekuwa na keys nyingi. Mwanamke huyo aliitwa Naliaka na alikuwa archivist mkuu. Aliposoma report, hakutoa ahadi. Aliuliza namba ya admission, tarehe ya masomo na jina la course.
“Ulisoma miaka gani?”
“1999 hadi 2003.”
“Loan ya 1997 ilitolewa kabla ya admission yako.”
“Ndio.”
“Hiyo inaweza kuwa data error ya wazi.”
“Anwani si error. Niliishi hapa baadaye.”
Naliaka aliomba alisubiri huku akiangalia catalog. Alirudi na box numbers tatu, lakini box ya student finance ya mwaka huo ilikuwa imewekwa chini ya *mixed legacy transfer*. Hakukuwa na label iliyoandikwa kwa uwazi.
“Mixed transfer inamaanisha nini?” Mariam akauliza.
“Records zilihamishwa kutoka office iliyofungwa.”
“Zilihamishwa lini?”
“Kuna tofauti. Baadhi ya mwaka 2005, nyingine wakati wa digitization.”
“Nani alipeleka?”
“Contractor wa archive alipeleka cartons. Register inaonyesha tarehe ya kuingia, si kila page iliyokuwa ndani.”
Mariam alitoa statement ya Halima. “Hii ndiyo sababu naomba muone envelope register. Halima alipeleka bahasha yangu ya student finance na akasema register ilikuwa na group.”
Naliaka alisoma namba ya file. “Namba hii ni ya aina ya 1999, si 1997.”
Mariam akasimama. “Bureau inasema 1997.”
“Basi kuna kitu hakilingani.”
Naliaka alifungua box register kwenye screen. Namba hiyo ilionekana kwenye mstari wa siku ya Alhamisi. Kando yake kulikuwa na alama iliyosema *received — student finance*. Chini ya mstari huo, namba nyingine zilifuatana kwa mpangilio usio mkamilifu.
“Naweza kupata copy ya register?” Mariam akauliza.
“Certified copy inahitaji request rasmi.”
“Nitaomba.”
“Lakini page ya batch haipo kwenye scan.”
Mariam alisikia sentensi hiyo kama mlango uliofungwa. “Haipo?”
“Scan folder lina page zilizotangulia na zinazofuata. Page hii iliorodheshwa kwenye index ya box, lakini image file haifunguki.”
“File imeharibika?”
“Au haikuwahi kuscaniwa.”
“Na original?”
Naliaka alifungua cabinet ya metal na kutoa karatasi ya retrieval. “Original inaweza kuwa kwenye physical box. Tutahitaji kuomba retrieval. Inaweza kuchukua siku moja.”
“Siku moja ni nyingi.”
“Archive haiwezi kuharakisha bila chain note. Tukitoa box bila kuandika, tutakuwa tumepoteza record nyingine.”
Mariam aliketi na kuanza kujaza request. Aliandika kwamba alikuwa subject wa record, kwamba kuna formal credit dispute, na kwamba anahitaji kuthibitishwa kwa registration, envelope receipt na batch linkage. Kwenye sehemu ya documents, aliweka picha ya statement ya Halima, report ya bureau na page ya daftari la kodi.
Naliaka alisimama nyuma yake. “Usiambatishe diary yote.”
“Halima aliniambia hivyo. Nitatuma page yenye tarehe tu.”
“Vizuri. Archive inalinda privacy ya wengine.”
Mariam alisaini request. Naliaka akapiga stamp ya kupokelewa na kumpa reference number. Kisha akachukua magnifying glass na kuangalia scan ya page iliyotangulia.
“Angalia hapa,” alisema.
Kwenye kona ya register kulikuwa na borrower code iliyokuwa imeandikwa kwa kalamu ya bluu. Namba hiyo ilifanana na code iliyokuwa kwenye report ya bureau, isipokuwa tarakimu moja ilikuwa imefutwa na kuandikwa tena.
“Code hii ina maana gani?” Mariam akauliza.
“Siwezi kusema mpaka tuone key ya legacy.”
“Na hii line?”
Naliaka alifungua page iliyofuata. Kulikuwa na majina manne ya wanafunzi, lakini nafasi ya tano ilikuwa tupu. Kwenye margin kulikuwa na maandishi: *moved to batch 14B.*
Mariam alipiga picha kwa ruhusa. Moyo wake ulianza kwenda mbio. Hakuwa amepata proof kwamba pesa zilichukuliwa, lakini alikuwa amepata njia ambayo record ilihama.
“Batch 14B iko wapi?” akauliza.
“Huenda kwenye box lingine. Huenda kwenye transfer index.”
“Na tunaweza kuiona?”
“Baada ya retrieval request.”
Mariam alisimama. Alipokuwa akiweka karatasi, Naliaka alimwita.
“Mariam, kuna kitu cha kuzingatia. Kama page ya batch haipo, usijenge accusation juu ya alama hii. Code inaweza kuwa reference ya archive, si account.”
“Nimeelewa.”
“Unataka kupata ukweli, si confirmation ya hofu yako?”
“Ndiyo.”
“Basi kusubiri physical page ni muhimu.”
Mariam alituma ujumbe kwa Kendi: *Archive imepata index lakini batch page haipo kwenye scan. Nimeomba retrieval. Endelea na essentials tu.*
Kendi akajibu mara moja: *Babu anataka jibu la deposit ndani ya saa nne. Usije ukarudi bila mpango.*
Mariam akatazama saa. Utafutaji wa archive ulikuwa umechukua muda ambao angeutumia kutafuta pesa. Lakini sasa alikuwa ameshikilia request yenye stamp, reference ya box na picha ya code iliyokuwa imeonekana mara mbili.
Alipotoka kwenye archive, Jonas alipiga simu.
“Back office imepata legacy index,” alisema. “Tunaona jina lako na address, lakini bado hakuna account suffix.”
“Archive ina register ya bahasha,” Mariam akasema. “Na page ya batch imehamishwa kwenye 14B. Wanatafuta original.”
“Umeweza kupata hiyo kwa maandishi?”
“Nina request yenye stamp na reference.”
“Tutahitaji copy.”
“Nitakutumia.”
Jonas alinyamaza kidogo. “Mariam, usimpe bureau kila kitu kisichothibitishwa. Tuma document zilizo na provenance.”
“Ndiyo maana nimeomba certified copies.”
Walipokata simu, Mariam alisimama kwenye pavement na kufungua picha ya register. Namba ya file ya Halima, code iliyofanana na bureau, page iliyokosekana. Kila kitu kilikuwa karibu kuunda jibu, lakini bado kulikuwa na nafasi kubwa ya kosa.
Simu ya supplier wa taa iliita. Mariam akaipokea.
“Madam, saa inakwenda,” mwanaume alisema.
“Nitakutumia deposit kabla ya saa kumi na moja.”
“Na kama haijatoka?”
Mariam alitazama picha ya batch code. “Basi utanipa jibu la mwisho.”
Baada ya kukata simu, alirudi kwenye picha ya archive. Kwenye index, jina lake lilionekana mara mbili—mara moja kwenye row ya kwanza, na mara ya pili kwenye mstari wa batch 14B.
Ukurasa wa batch uliokuwa na maelezo ulikuwa umekosekana.
---