Siku ya nane, Salma aliwafungulia mlango wa chumba cha accounts cha Kiwanda cha Unga Kaskazini baada ya Zawadi kusaini kwamba kikao kingeshughulikia tu mistari iliyoruhusiwa na side clause. Chumba hicho kilikuwa na skrini mbili, kabati la invoices, na printer iliyotoa sauti kila baada ya dakika chache. Salma alikaa mbele ya mfumo wa kiwanda. Pembeni yake alikaa mhasibu wa kiwanda, Bibi Joyce, akiwa na faili la rangi ya njano. Bwana Kato, mhasibu wa kujitegemea, alikaa upande wa Zawadi na kompyuta yake.
“Tutafanya jambo rahisi,” Salma alisema. “Tutaangalia code nne za makato na kumaliza.”
“Rahisi si sawa na haraka,” Zawadi akasema. “Tutamaliza pale kila mstari unapokuwa na chanzo.”
Salma alibonyeza skrini. Jedwali liliingia katikati yao likiwa na invoice, tarehe ya delivery, net weight, moisture deduction, na kiasi kilichoingia kwenye settlement. Chini ya kila mstari kulikuwa na namba ya credit note. Zawadi aliona kwamba jedwali la kiwanda lilikuwa limeandaliwa vizuri kuliko nakala walizokuwa wamepewa, lakini mpangilio mzuri haukuifanya iwe sahihi moja kwa moja.
Bibi Joyce akaonyesha mstari wa kwanza. “Mzigo wa tarehe ya nne ulipunguzwa kwa sababu unyevunyevu ulizidi kiwango cha mkataba.”
Bwana Kato aliomba sampuli ya quality report. Salma akafungua faili la dijitali, kisha akatoa nakala iliyotiwa muhuri. Tarehe ya sampuli ililingana na muda wa kupokea mzigo. Namba ya lori ililingana na ticket ya Mavuno Link. Hakukuwa na sababu ya Zawadi kuupinga.
“Makato haya tunakubali,” alisema. “Yaandikwe kama valid moisture deduction.”
Salma alimtazama kwa mshangao mdogo. “Umebadilika kutoka kusema tunawakata bila msingi.”
“Tumepata msingi. Ndiyo tofauti.”
Mstari wa pili ulihusisha kilo mia tatu zilizopungua. Bibi Joyce akaonyesha scale ticket ya kiwanda. Nakala ya Zawadi ilikuwa na tani kumi na tisa nukta sita, ya kiwanda kumi na tisa nukta tatu. Bwana Kato alilinganisha na picha ya weighbridge iliyotumwa na operator. Picha hiyo ilikuwa na muda uliokaribia, lakini namba ya printer haikuonekana.
“Je, deduction hii iliingia kwenye settlement?” Zawadi aliuliza.
Salma akafungua payment worksheet. Kwenye safu ya mwisho, credit note ya uzito ilionekana imekatwa. Kando yake, kiasi cha settlement kilikuwa kimepunguzwa tena chini ya maelezo ya “delivery variance.”
“Tunataka kujua kama hizi ni charges mbili,” Bwana Kato alisema.
“Ni code mbili tofauti,” Bibi Joyce akajibu. “Mmoja ni weight, mwingine ni variance ya delivery.”
“Chanzo chake ni kipi?”
Bibi Joyce akaonyesha invoice moja. Namba ya invoice ilikuwa KUN-884. Zawadi akamwomba Amina, aliyekuwa akifuatilia kikao kwa simu, amtafutie nakala ya invoice hiyo na jedwali la Hassan. Amina alituma picha baada ya dakika chache. KUN-884 ilikuwa tayari imekatwa kwa kiasi cha kilo mia tatu kwenye jedwali la settlement.
Zawadi akamgeukia Salma. “Hii hapa inaonyesha deduction ya weight iliingia kwenye discount. Kwa nini kuna variance nyingine?”
Salma akakunjua mikono. “Mhasibu wangu anaweza kuwa aliweka code nyingine kwa sababu mfumo haukupokea weight note wakati huo.”
“Basi tunahitaji kuangalia kama code ya pili ina huduma nyingine.”
Bwana Kato akaandika kwenye laptop: deduction A, source ticket, valid; deduction B, source invoice unknown. Hakuwa akisema kiwanda kimeiba. Alikuwa akilazimisha jedwali litenganishe kile kilichopimwa na kile kilichorudiwa.
Mstari wa tatu ulihusu delivery ya ML-204, ile namba iliyokuwa imechanganyika. Salma alionyesha register ya mfumo na kusema Mavuno Link ilileta mzigo kwa lori lililosajiliwa kama ML-240. Zawadi akatoa ticket ya Mamba Haulage na barua ya kukodisha lori. Hapo ndipo Bibi Joyce alikiri kwamba kampuni yao ilipokea mzigo huo, lakini entry ya plate ilikuwa imebadilishwa baada ya operator wa geti kuandika namba ya gari lililoingia.
“Makato ya namba ya lori hayawezi kuwa deduction ya uzito,” Zawadi alisema. “Mkiwa na tofauti ya plate, mnaweza kuomba uthibitisho wa mzigo. Hamwezi kuikata mara mbili bila source.”
Salma alimtazama. “Unaomba tuache kila kitu kilichokuwa kwenye settlement?”
“Naomba kila kitu kiwe na jina lake. Kosa letu la register linaweza kuathiri uthibitisho wa load. Hilo tutakubali kama operational error yetu. Lakini halifanyi invoice KUN-884 iwe na uzito mara mbili.”
Bibi Joyce alifungua credit note nyingine. “Kuna makato ya handling.”
“Handling ya nini?” Bwana Kato aliuliza.
“Gharama ya kusafisha sehemu ya mzigo.”
“Report ya kusafisha iko wapi?”
Bibi Joyce alitafuta kwenye mfumo. Salma akaingiza password, akafungua folder la quality. Kulikuwa na picha moja ya gunia lililopasuka, lakini halikuwa na tarehe wala namba ya delivery. Zawadi aliona picha hiyo ilikuwa tofauti na mzigo wa malori yao; gunia lilikuwa na alama ya kampuni nyingine.
“Hatukatai kwamba handling inaweza kutokea,” alisema. “Tunataka source inayounganisha picha hii na invoice yetu.”
Salma akasita. “Hiyo itahitaji kufuatiliwa.”
“Basi iandikwe unsupported for now.”
Chumba kilitulia. Kwa mara ya kwanza Salma hakulinda kila namba kwa kauli ya finality. Alimwomba Bibi Joyce atenge valid deductions na zile ambazo zitasubiri ushahidi. Zawadi akakubali makato ya unyevunyevu na kupungua kwa uzito pale ticket ya asili ilipothibitisha, lakini akakataa deduction ya handling isiyokuwa na tarehe.
Bwana Kato alirudi kwenye invoice KUN-884. Aliweka nakala ya kiwanda na jedwali la settlement kando. Kwenye jedwali moja, kiasi kilikuwa kimekatwa kama weight variance. Kwenye jingine, invoice ileile ilikuwa chini ya credit note iliyosema delivery adjustment. Kiasi kilikuwa si sawa kabisa, lakini source invoice ilikuwa moja.
“Salma,” Zawadi alisema, “hapa tunaona discount ya settlement na credit note iliyotumia invoice ileile.”
“Labda mfumo uliunda credit note kabla settlement.”
“Basi settlement ilijua credit note?”
“Siwezi kujibu bila history ya batch.”
“Omba history hiyo.”
Salma akamtazama Joyce. “Toa payment batch ya siku ile.”
Bibi Joyce alifungua kumbukumbu. Kwenye screen, batch ilikuwa na entries nne. Moja iliingizwa saa nne asubuhi, nyingine saa saba, na ya mwisho baada ya mkataba wa settlement kusainiwa. Kiasi kilichokatwa kwenye batch ya mwisho kilikuwa kimebeba maelezo ya invoice KUN-884.
Amina akatuma ujumbe: “Kwenye copy ya Hassan, KUN-884 imetajwa mara moja kama deduction ya weight. Kwenye file la factory inaonekana mara mbili.”
Zawadi aliweka simu chini. Hakuwa amepata deni lote walilokuwa wamedai. Lakini alikuwa amepata kitu kilichokuwa na nguvu zaidi: mstari ambao kiwanda kilipaswa kuueleza bila kutumia neno full and final.
Salma akasema, “Tunaweza kurekebisha jedwali bila kufungua claim yote.”
“Hilo ndilo tunalotaka.”
“Na mtaendelea kukubali settlement?”
“Tutaendelea kukubali kiasi kilichothibitishwa. Makubaliano hayawezi kuwa pazia la makato yanayojirudia.”
Bwana Kato alihitimisha ukurasa wake kwa maneno matatu: valid, pending, duplicate. Zawadi akasaini upande wa valid na pending, akakataa kusaini sehemu ya duplicate. Salma akakubali kwamba review ya upande huo haikuwa imekwisha.
Walipotoka kwenye chumba, Bibi Joyce alirudi kwenye printer kuchukua nakala ya payment batch. Alipowaletea, Zawadi aliiona namba ileile ikiwa imechapishwa kwenye mistari miwili ya makato. Bwana Kato akaigonga kwa kalamu yake na kusema, “Two separate deductions carry the same source invoice number.”
---