Wiki ya tatu, chumba cha audit cha BEM kilijaa mafaili ya shule, calculator, na copies za receipts zilizowekwa kwenye envelopes za rangi tofauti. Leah alikuwa upande wa directory na ticket records. Musa alikaa mbele ya statements za Bahari. Elias alikuwa na spreadsheet iliyogawanya rows kuwa **confirmed**, **pending**, na **disputed**. Auditor wa ndani, Bwana Kato, alikagua kila namba kabla haijaingia kwenye total.
“Jumla ni kiasi gani?” Musa aliuliza.
Elias hakutazama juu. “Confirmed loss ni 140,000 kwa records tulizokubaliana. Pending ni 54,000 ya Upendo na entries mbili ambazo receipt zake hazijakamilika. Disputed ni kiasi ambacho schools zimetaja lakini bado hakuna transaction evidence.”
“Kwa nini usiseme loss ni 194,000?”
“Kwa sababu pending haijathibitishwa kama imetoka au ime-reverse. Tukiita yote loss, tutatengeneza number nzuri isiyoweza kukaguliwa.”
Musa alisukuma kiti nyuma. “Watu wanataka assurance, Elias. Wakienda kwa staff na kusema hatujui, watafikiri tumepoteza control.”
“Tumepoteza fedha bila kujua source ya kwanza. Control tunayojenga sasa inaanza kwa kutosema pending ni recovered.”
Bwana Kato alitikisa kichwa na kuomba receipt ya Bahari. Musa alisogeza copy yenye payee label *Mtoni Education Process*. Kwenye spreadsheet ya Upendo, payee ilikuwa *Mtoni Edu Process*. Bwana Kato akasema tofauti hizo zingeweza kuwa format ya provider au mtu aliyebadilisha label; hakuweza kutoa jibu bila statement ya malipo. Elias akaweka item hiyo kama discrepancy, si proof ya forged account.
Leah alifungua incident summaries kutoka shule sita. Baadhi hazikuwa na malipo, lakini zote zilikuwa na pressure ya deadline. Shule mbili ziliripoti kuwa walikuwa wameahirisha ununuzi wa vifaa vya maabara. Upendo ilikuwa imeahirisha vitabu vya Form Two. Bahari ilitakiwa kununua vifaa vya practical ambavyo walimu wa muda walikuwa wameomba.
Musa alisoma row yake. “Tukiwaambia Bahari haiwezi kununua equipment, walimu watasema walipoteza nafasi kwa sababu ya notisi.”
“Wamepoteza fedha kwa sababu ya notisi iliyodaiwa kuwa official, lakini hatuwezi kuahidi recovery ya haraka. Tunachoweza kufanya ni kuzuia loss iongezeke na kusaidia shule kutanguliza learning budgets.”
Joseph alikuwa ameingia na folder ya Mwangaza. Alisema board ilihitaji kujua kama ilipaswa kusaidia Bahari na Upendo. Elias alitoa options tatu: shule zikate prestige spending, zitumie reserve ya maintenance kwa muda, au ziahirishe core learning. Alipendekeza option ya kwanza na ya pili kwa uwazi, huku akisema support ya Mwangaza isivunje maabara yake yenyewe.
“Kuna tofauti gani kati ya kusaidia na kuficha hasara?” Joseph akauliza.
“Kusaidia kuna amount, reason, na expiry. Kuficha kuna hela inayotoka bila record.”
Bwana Kato alikagua transaction logs zilizotolewa kwa hiari na heads. Hakuna record iliyoonyesha refund imeingia kwa Bahari. Kwenye mmoja wa schools kulikuwa na payment request iliyokataliwa, lakini haikuwa wazi kama ilitokea kwa sender yuleyule. Elias aliweka pending, akahakikisha hakuna number binafsi iliyoingia kwenye shared summary.
Alipofungua statement ya Upendo, aliona payment ya pili ilikuwa imewekwa kwenye budget ya vitabu, si line ya recruitment. Hilo lilifanya impact yake iwe wazi zaidi: mtu hakupoteza tu cash iliyokuwa inasubiri, bali alibadilisha uamuzi wa shule kwa hofu. Bi. Nalia alituma note ya board ikisema purchase ya Form Two books ingeahirishwa. Elias aliiweka kwenye *verified consequence*, bila kuandika kwamba notisi ilikuwa imesababisha kila kitu moja kwa moja.
Musa aliuliza kama Bahari inaweza kuomba mpokeaji wa fedha atoe refund kwa message ya moja kwa moja. Leah alikataa kuwashauri wapitie namba isiyothibitishwa. “Preserve transaction, file official report, na tumia njia za taasisi zinazoruhusiwa. Hatutengenezi negotiation ya siri yenye risk nyingine.”
Elias aliandika action list ya recovery: kila school ihifadhi statement, iwasilishe transaction evidence kupitia channel rasmi, na irekodi kama provider amekataa au hajajibu. Hakuna hatua iliyohakikisha fedha zitarudi. Walijua hiyo ilikuwa sehemu ya ukweli ambao heads walikuwa wamejaribu kuuficha.
Joseph alitazama options za Mwangaza. “Kama tunatoa support kwa Upendo, staff wetu watauliza kwa nini maabara yao inasubiri.”
“Tutaeleza kiasi na cap. Tutanguliza vifaa vya msingi kwa support fund, lakini hatutatumia learning budget yote kujaribu kufuta hasara ya schools jirani.”
Bwana Kato alifunga calculator. “Namba hii haitakuwa nzuri kwenye report.”
“Report si poster ya kujifariji.”
Leah akafungua sehemu ya *next review* na kuweka tarehe ya mwisho wa wiki. “Hatutabadilisha pending kuwa confirmed kwa sababu watu wanataka closure,” alisema. Musa aliandika jina la staff wa Bahari atakayekusanya statement mpya, na Joseph akaahidi kupeleka update ya support fund kwa board ya Mwangaza. Kila hatua ilikuwa ndogo, lakini ilikuwa na mtu, tarehe, na matokeo yanayoweza kukaguliwa.
Musa alitoa simu yake. “Nipigie mtu wa BEM sasa, awape heads jibu kwamba fedha zitarudi.”
Leah alimzuia kwa utulivu. “BEM haiwezi kuahidi recovery ya transaction ambayo haikupitia channel yake. Tunaweza kuthibitisha recruitment service na kuhifadhi report.”
Musa alikasirika. “Basi watu wataona mfumo huu hauna maana.”
Elias akamgeukia. “Mfumo wenye maana hauwezi kutengeneza pesa kwenye spreadsheet. Unatuambia ukweli wa hasara na unazuia ya pili.”
Musa alinyamaza. Baada ya muda, akaomba waandike note kwamba Bahari ilikuwa imechelewesha vifaa vya science. Elias akaweka tarehe, kiasi kilichohitajika, na chanzo cha budget bila kugeuza note kuwa malalamiko ya jumla.
Joseph aliweka jedwali la Mwangaza mezani. “Tunaweza kutumia reserve ya event ya anniversary kusaidia purchase ya vifaa vya Upendo, lakini hiyo itaathiri maabara yetu. Au tulinde maabara na kila school ibebe risk yake.”
Elias alihesabu kwa kalamu. “Tukisaidia bila cap, tutatengeneza hole nyingine. Tuweke support fund ndogo yenye approval mbili, na kwanza tuchague vitabu na vifaa vya msingi. Prestige spending ikatwe kabla ya learning.”
Leah akaiandika kama recommendation ya shared meeting. Bwana Kato akaongeza kuwa pending entries zitakaguliwa tena baada ya statements mpya; hakuna status itabadilishwa kwa simu pekee.
Kabla ya kuondoka, Musa alimuuliza Elias kama alijuta kuzuia malipo ya Mwangaza siku ya kwanza.
“Ningejuta zaidi kama ningelipa na tukawa na receipts mbili za aibu.”
Joseph alikaa kimya kwa muda mrefu. Kisha akaweka kalamu chini.
Joseph aliweka kalamu chini. “Tukilinda vitabu vya Upendo, maabara yetu ndiyo itakayochelewa.”
---