Ukaguzi wa supplier ulianza saa tatu asubuhi, kabla Amina hajamaliza chai. Kwenye procurement room kulikuwa na cartons za gloves, invoice zilizochapishwa na laptop tatu zilizofunguliwa kwenye mfumo wa kampuni. Meneja wake, Bw. Mhando, alisimama mbele ya whiteboard akiwa na list ya tofauti za delivery.
“Tunafunga audit hii leo,” alisema. “Supplier anadai tumepokea cartons mia mbili. Warehouse inasema mia moja themanini.”
Amina akavuta kiti na kufungua receiving register. “Ninaomba tuanze na delivery note, si invoice.”
Mwenza wake, Kelvin, akamtazama. “Baada ya mambo ya credit alert, labda nikiongoze hii. Supplier anaweza kuwa mkali akijua jina lako lina issue.”
Chumba kikawa kimya kwa sekunde. Amina alihisi uso wake ukipata joto, lakini hakukimbilia kumjibu kwa hasira. Alifungua file la audit na kusema, “Kama una concern ya conflict of interest, itaje kwa maandishi. Kama ni gossip, tuanze na tarehe ya delivery.”
Mhando akainua mkono. “Kelvin, kaa kwenye invoice reconciliation. Amina atashughulikia receiving chain. Tutatenganisha kazi kwa record, si kwa hofu.”
Amina alijua manager alikuwa akimpa nafasi, lakini pia alikuwa akimwangalia. Hakuwa na ruhusa ya kufanya makosa kwa sababu ya drama ya nje. Alimtuma warehouse clerk alete signed delivery notes, kisha akapanga karatasi kwa supplier, tarehe na batch number.
Delivery ya kwanza ilikuwa na note ya cartons mia mbili, lakini receiving stamp ilikuwa na tarehe ya siku iliyofuata. Amina akauliza clerk kama cartons zilikuwa zimehesabiwa mara mbili.
“Nilipokea list kutoka night shift,” clerk akasema. “Sikufanya count mwenyewe.”
“Basi tusiandike received in full mpaka tujue nani alihesabu.”
Kelvin akatoa invoice. “Invoice inaonyesha mia mbili. Tuilipe.”
Amina akamwangalia. “Invoice ni madai ya supplier. Receipt yetu ndiyo ushahidi wa delivery.”
Alifungua warehouse log. Kwenye mstari wa usiku huo kulikuwa na entry ya cartons ishirini zilizohamishwa kwenda emergency clinic. Emergency issue form ilikuwa na signature ya nurse, lakini batch number ilikuwa imeandikwa kwa kalamu tofauti.
Mhando akasogea karibu. “Hiyo inabadilisha tofauti?”
“Ndiyo. Mia mbili ziliingia, mia ishirini zilibaki warehouse, ishirini zilitolewa kwa emergency. Tatizo ni kwamba issue form iliwekwa kwenye batch nyingine kwenye mfumo.”
Kelvin akasema, “Umeona? Ni mistake ndogo.”
“Ni mistake ya cartons ishirini. Tukilipa invoice bila kuunganisha records, tunalipa kwa assumption.”
Amina aliomba laptop ya inventory. Aliunganisha purchase order, delivery note, receiving stamp na emergency issue form. Hakufanya hivyo kwa mazoea pekee; alionyesha kila connection kwa clerk aliyekuwa akiandika minutes.
Supplier alijiunga kwa simu akiwa na sauti ya haraka. “Tunataka payment leo. Tumeleta kila kitu.”
Amina akamwuliza tarehe ya truck na jina la driver. Supplier akatoa delivery manifest. Namba ya truck iliendana na note, lakini muda wa kuingia gate ulikuwa saa moja kabla ya receiving stamp. Hilo lilionyesha delay ya ndani, si missing stock.
Kelvin akamnong’oneza Mhando, “Issue yake ya credit inafanya aone kila kitu kama investigation.”
Amina alisikia. Akageuka. “Ndiyo maana investigation inahitaji evidence. Kwenye dispute yangu pia sitaki summary ibebe kila kitu.”
Mhando hakumzuia. Alisema, “Endelea.”
Amina aliomba supplier atume scanned manifest, kisha akaandika temporary recommendation: lipa sehemu isiyobishaniwa baada ya receiving chain kuthibitishwa; shikilia kiasi kinachohusiana na batch iliyochanganywa; usimlaumu warehouse clerk bila review ya mfumo.
Supplier alikasirika. “Mnaweza kutulipa nusu tu?”
“Tunataka kulipa kilichothibitishwa leo,” Amina akasema. “Kiasi kingine kinaonekana, lakini reference yake haijaunganishwa vizuri.”
Mhando akamwambia supplier kampuni itatuma breakdown kabla ya saa kumi. Mazungumzo yakakatika.
Kelvin alikaa kimya kwa dakika kadhaa. Kisha akatoa email ya awali iliyokuwa imeonyesha issue form. “Hii niliiona jana, lakini sikufikiri ilikuwa muhimu.”
Amina akaiweka mbele ya register. Email ilitumwa kabla ya invoice kuingia, na attachment ilikuwa na batch number sahihi. Tatizo lilikuwa mfumo ulioingiza batch nyingine, si supplier aliyepoteza cartons.
“Unaweza kuirekebisha?” Mhando akauliza.
“Si bila audit trail. Nitaomba system admin afanye correction yenye reason code.”
“Fanya.”
Amina alipokuwa akiandika request, simu yake ikatetemeka. Ujumbe wa HR uliuliza kama alikuwa amepokea notice ya review ya credit status. Alifunga notification bila kuificha. Kisha akamwambia Mhando, “Nina personal dispute inayoendelea. Nitaendelea na kazi, lakini nitahitaji muda wa kwenda complaint office ikihitajika.”
Mhando akasema, “Umefanya disclosure ya kutosha. Hakuna supplier atakayepewa habari zako za binafsi. Tutapima performance yako kwa records za kazi.”
Kauli hiyo ilimrudishia Amina pumzi. Alikuwa ameogopa kwamba credit issue ingebadilisha kila kitu, hata namna alivyoshika invoice. Lakini hapa, kwa mara ya kwanza, aliona tofauti kati ya kuitwa responsible na kujifanya hakuwa amewahi kukosea.
Alimaliza audit saa tisa na nusu. Cartons ishirini zilikuwa zimeunganishwa na emergency issue, correction request ilikuwa na reference, supplier alikuwa amepewa payment plan ya kiasi kilichothibitishwa, na warehouse clerk hakuwa amefanywa scapegoat. Mhando akamwambia aende akapumzike.
Kelvin alimfuata mlangoni. “Nilizungumza vibaya.”
“Uliogopa supplier ataona kampuni haiko stable.”
“Na nilifikiri mtu mwenye credit issue asipewe audit.”
“Usichanganye deni linalochunguzwa na tabia ya mtu kazini.”
Kelvin akatikisa kichwa. “Nimeelewa.”
Amina alipotoka audit room, alikuta missed calls tatu za Musa. Ya nne ikaingia kabla hajafika lift.
“Tumepata log ya mkopo wa pili,” Musa alisema bila salamu. “Lakini kuna kitu kingine kuhusu first session.”
Amina akasimama katikati ya corridor. Nyuma yake, Kelvin alikuwa bado ameshika delivery note; mbele yake, lift ilikuwa ikifunguka.
“Ni kitu gani?” Amina akauliza.
Musa akavuta pumzi. “Log inaonyesha first loan ilifunguliwa mara mbili. Mara ya pili, session ilitoka kwenye simu iliyotumia namba yako ya zamani.”
Mlango wa lift ukafungwa kabla Amina hajaingia.
Amina akamwambia Musa atume log kwa njia rasmi ya complaint, si kwenye simu ya corridor. Musa akakubali. Akiwa peke yake, Amina aliandika kwenye notebook: first session twice, second loan separate, do not erase own consent. Kisha akatuma ujumbe kwa Rehema kwamba walikuwa wamepata swali jipya, si jibu la mwisho. Lift ilipofunguka tena, aliingia akiwa ameshikilia delivery note kwa mkono mmoja na file la KopaPapo kwa mwingine.
---